Expent

Gestionar los proveedores de su empresa a menudo implica navegar por una compleja red de diferentes herramientas, hojas de cálculo y canales de comunicación entre varios equipos. Esta fragmentación puede provocar ineficiencias, incumplimiento de plazos, gasto descontrolado y aumento del riesgo. Expent proporciona una plataforma unificada diseñada para aportar claridad y control a cada etapa de sus relaciones con los proveedores, desde la búsqueda inicial hasta la gestión del rendimiento y la renovación de contratos. Permite a sus equipos de Adquisiciones, TI, Seguridad, Finanzas y la Oficina de Gestión de Proveedores (VMO) colaborar eficazmente dentro de un único sistema integrado.

Capacidades Clave

• 📥 Centralización de la Recepción y Aprobaciones: Inicie todas las solicitudes de proveedores y compras a través de una interfaz intuitiva. Los flujos de trabajo automatizados involucran a las partes interesadas adecuadas (Seguridad, TI, Legal, Finanzas, Negocios) en los momentos oportunos, lo que reduce significativamente los retrasos y garantiza el cumplimiento.

• ⭐ Toma de Decisiones Informadas en la Selección de Proveedores: Evalúe a los proveedores potenciales de forma más eficaz. Expent admite procesos estructurados de RFx o Prueba de Concepto (PoC) y proporciona plantillas desarrolladas por expertos basadas en la forma en que empresas similares evalúan a los proveedores, lo que le guía hacia decisiones sólidas.

• 🛡️ Evaluación de Riesgos con Asistencia de IA: Mida rápidamente la postura de seguridad de un proveedor. La IA de Expent analiza los informes de seguridad y los documentos de cumplimiento, identificando los riesgos clave hasta un 80% más rápido que las revisiones manuales. Realice un seguimiento y gestione todos los riesgos de los proveedores dentro de un Registro de Riesgos centralizado.

• 📊 Gestión del Rendimiento y los Contratos: Supervise el rendimiento de los proveedores mediante encuestas automatizadas y paneles visuales claros. Mantenga todos los contratos organizados en un repositorio central donde la IA extrae automáticamente los puntos de datos clave, eliminando la tediosa introducción y búsqueda manual de datos.

• ⏰ Anticipación a las Renovaciones: No se pierda nunca una fecha importante. Reciba notificaciones puntuales de las próximas renovaciones de contratos y otros hitos clave. Los flujos de trabajo automatizados ayudan a gestionar el proceso de renovación de forma eficiente, lo que le da más tiempo para revisar el rendimiento y negociar condiciones favorables.

• 📚 Mantenimiento de una Única Fuente de Verdad: Establezca un Catálogo de Proveedores completo utilizando los principios de la Gestión de Datos Maestros. Esto garantiza que todos los equipos accedan a información coherente y precisa sobre los proveedores, lo que fomenta una mejor colaboración y toma de decisiones.

• 💰 Optimización de los Activos de Software: Realice un seguimiento de su inventario de software. Identifique las licencias no utilizadas o infrautilizadas para optimizar el gasto y asegurarse de que está obteniendo el máximo valor de sus inversiones en software.

Casos Prácticos

1. Incorporación de un Nuevo Proveedor: Su equipo de marketing necesita una nueva herramienta de análisis. Se envía una solicitud a través del portal de recepción de Expent. El sistema activa automáticamente las revisiones por parte de TI (comprobando el cumplimiento de la seguridad mediante las herramientas de evaluación de riesgos de Expent), el departamento Legal (para las condiciones del contrato) y el departamento Financiero (para la aprobación del presupuesto). El departamento de Adquisiciones supervisa el proceso, teniendo plena visibilidad, y el proveedor se incorpora de forma fluida y segura en un tiempo récord en comparación con el antiguo método de seguimiento por correo electrónico.

2. Preparación para una Renovación Clave: El contrato de un proveedor de infraestructuras críticas vence en 90 días. Expent notifica automáticamente al VMO y al responsable de TI. Utilizan la plataforma para revisar el panel de rendimiento del proveedor, que incluye los comentarios recientes de las partes interesadas recogidos a través de encuestas automatizadas. Estos datos les permiten entrar en las negociaciones de renovación totalmente preparados, con el objetivo de optimizar las condiciones en función del valor demostrado.

3. Realización de Auditorías de Seguridad: Su equipo de Seguridad y Cumplimiento se enfrenta a una auditoría que requiere pruebas de la gestión de riesgos de terceros. Utilizando Expent, acceden rápidamente al Registro de Riesgos, mostrando un historial claro de las evaluaciones, los riesgos identificados con las puntuaciones de probabilidad e impacto, y las acciones de mitigación tomadas para cada proveedor clave. Las evaluaciones iniciales asistidas por IA demuestran un proceso exhaustivo y eficiente, que satisface los requisitos del auditor.

Conclusión

Expent consolida todo el ciclo de vida del proveedor en una plataforma cohesiva, sustituyendo los flujos de trabajo inconexos y la información dispersa. Al reunir el abastecimiento, la evaluación de riesgos, el seguimiento del rendimiento, la gestión de contratos y las renovaciones, Expent ayuda a su organización a reducir el esfuerzo manual, mitigar los riesgos, controlar los costes y construir relaciones más sólidas con los proveedores. Proporciona la estructura y la automatización necesarias para que sus equipos gestionen a los proveedores de forma estratégica y eficiente.