Expent

La gestion des fournisseurs de votre entreprise implique souvent de naviguer dans un réseau complexe d'outils, de feuilles de calcul et de canaux de communication différents entre plusieurs équipes. Cette fragmentation peut entraîner des inefficacités, des échéances non respectées, des dépenses incontrôlées et un risque accru. Expent fournit une plateforme unifiée conçue pour apporter clarté et contrôle à chaque étape de vos relations avec les fournisseurs, de la recherche initiale à la gestion des performances et au renouvellement des contrats. Il permet à vos équipes d'approvisionnement, d'informatique, de sécurité, de finance et de Vendor Management Office (VMO) de collaborer efficacement au sein d'un système unique et intégré.

Principales fonctionnalités

• 📥 Centralisation de la réception et des approbations : Lancez toutes les demandes de fournisseurs et d'achats via une interface intuitive. Les flux de travail automatisés impliquent les parties prenantes appropriées (sécurité, informatique, juridique, finance, commerce) aux moments opportuns, réduisant considérablement les retards et garantissant la conformité.

• ⭐ Faire des sélections de fournisseurs éclairées : Évaluez plus efficacement les fournisseurs potentiels. Expent prend en charge les processus structurés RFx ou Proof of Concept (PoC) et fournit des modèles développés par des experts basés sur la façon dont des entreprises similaires évaluent les fournisseurs, vous guidant vers des décisions judicieuses.

• 🛡️ Évaluer les risques avec l'aide de l'IA : Évaluez rapidement la posture de sécurité d'un fournisseur. L'IA d'Expent analyse les rapports de sécurité et les documents de conformité, identifiant les principaux risques jusqu'à 80 % plus rapidement que les examens manuels. Suivez et gérez tous les risques liés aux fournisseurs dans un registre des risques centralisé.

• 📊 Gérer les performances et les contrats : Surveillez les performances des fournisseurs à l'aide d'enquêtes automatisées et de tableaux de bord visuels clairs. Conservez tous les contrats organisés dans un référentiel central où l'IA extrait automatiquement les points de données clés, éliminant ainsi la saisie et les recherches manuelles fastidieuses.

• ⏰ Garder une longueur d'avance sur les renouvellements : Ne manquez jamais une date importante. Recevez des notifications en temps opportun pour les renouvellements de contrats à venir et autres étapes clés. Les flux de travail automatisés aident à gérer efficacement le processus de renouvellement, vous donnant plus de temps pour examiner les performances et négocier des conditions favorables.

• 📚 Maintenir une source unique de vérité : Établissez un catalogue de fournisseurs complet en utilisant les principes de la gestion des données de référence. Cela garantit que toutes les équipes accèdent à des informations cohérentes et précises sur les fournisseurs, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une meilleure prise de décision.

• 💰 Optimiser les actifs logiciels : Gardez une trace de votre inventaire de logiciels. Identifiez les licences inutilisées ou sous-utilisées pour optimiser les dépenses et vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos investissements logiciels.

Cas d'utilisation pratiques

1. Intégration d'un nouveau fournisseur : Votre équipe marketing a besoin d'un nouvel outil d'analyse. Une demande est soumise via le portail de réception d'Expent. Le système déclenche automatiquement des examens par l'équipe informatique (vérification de la conformité de la sécurité à l'aide des outils d'évaluation des risques d'Expent), l'équipe juridique (pour les conditions contractuelles) et l'équipe financière (pour l'approbation du budget). L'approvisionnement supervise le processus, ayant une visibilité totale, et le fournisseur est intégré de manière fluide et sécurisée en un temps record par rapport à l'ancienne méthode de suivi des e-mails.

2. Préparation d'un renouvellement clé : Le contrat d'un fournisseur d'infrastructure essentiel arrive à échéance dans 90 jours. Expent avertit automatiquement le VMO et le responsable informatique. Ils utilisent la plateforme pour consulter le tableau de bord des performances du fournisseur, qui comprend les commentaires récents des parties prenantes recueillis via des enquêtes automatisées. Ces données leur permettent d'entamer des négociations de renouvellement en étant pleinement préparés, dans le but d'optimiser les conditions en fonction de la valeur démontrée.

3. Réalisation d'audits de sécurité : Votre équipe de sécurité et de conformité est confrontée à un audit nécessitant une preuve de la gestion des risques tiers. En utilisant Expent, ils accèdent rapidement au registre des risques, présentant un historique clair des évaluations, des risques identifiés avec des scores de probabilité et d'impact, et des mesures d'atténuation prises pour chaque fournisseur clé. Les évaluations initiales assistées par l'IA démontrent un processus rigoureux et efficace, satisfaisant aux exigences de l'auditeur.

Conclusion

Expent consolide l'ensemble du cycle de vie des fournisseurs en une seule plateforme cohérente, remplaçant les flux de travail disjoints et les informations dispersées. En rassemblant la recherche de fournisseurs, l'évaluation des risques, le suivi des performances, la gestion des contrats et les renouvellements, Expent aide votre organisation à réduire les efforts manuels, à atténuer les risques, à contrôler les coûts et à établir des relations plus solides avec les fournisseurs. Il fournit la structure et l'automatisation nécessaires à vos équipes pour gérer les fournisseurs de manière stratégique et efficace.