Expent

Управление поставщиками в вашей компании часто включает в себя сложную сеть различных инструментов, электронных таблиц и каналов связи между несколькими командами. Эта фрагментация может привести к неэффективности, пропущенным срокам, неконтролируемым расходам и повышенному риску. Expent предоставляет унифицированную платформу, предназначенную для внесения ясности и контроля на каждый этап ваших отношений с поставщиками, от первоначального поиска до управления производительностью и продления контрактов. Это позволяет вашим командам по закупкам, ИТ, безопасности, финансам и отделу управления поставщиками (VMO) эффективно сотрудничать в рамках единой интегрированной системы.

Ключевые возможности

• 📥 Централизация запросов и утверждений: Инициируйте все запросы поставщиков и закупок через один интуитивно понятный интерфейс. Автоматизированные рабочие процессы вовлекают нужных заинтересованных лиц (безопасность, ИТ, юридический отдел, финансы, бизнес) в нужное время, что значительно сокращает задержки и обеспечивает соответствие требованиям.

• ⭐ Принимайте обоснованные решения при выборе поставщиков: Оценивайте потенциальных поставщиков более эффективно. Expent поддерживает структурированные процессы RFx или Proof of Concept (PoC) и предоставляет разработанные экспертами шаблоны, основанные на том, как аналогичные компании оценивают поставщиков, направляя вас к принятию взвешенных решений.

• 🛡️ Оценивайте риски с помощью ИИ: Быстро оценивайте уровень безопасности поставщика. ИИ Expent анализирует отчеты о безопасности и документы о соответствии требованиям, выявляя ключевые риски до 80% быстрее, чем при ручном анализе. Отслеживайте и управляйте всеми рисками поставщиков в централизованном реестре рисков.

• 📊 Управляйте производительностью и контрактами: Отслеживайте производительность поставщиков с помощью автоматизированных опросов и понятных визуальных панелей мониторинга. Храните все контракты организованно в центральном репозитории, где ИИ автоматически извлекает ключевые данные, устраняя утомительный ручной ввод данных и поиск.

• ⏰ Будьте в курсе продлений: Никогда не пропускайте важные даты. Получайте своевременные уведомления о предстоящих продлениях контрактов и других ключевых этапах. Автоматизированные рабочие процессы помогают эффективно управлять процессом продления, предоставляя вам больше времени для анализа производительности и согласования выгодных условий.

• 📚 Поддерживайте единый источник достоверной информации: Создайте всеобъемлющий каталог поставщиков, используя принципы управления основными данными (Master Data Management). Это гарантирует, что все команды получат доступ к последовательной и точной информации о поставщиках, что способствует улучшению сотрудничества и принятию решений.

• 💰 Оптимизируйте программные активы: Отслеживайте свой программный инвентарь. Выявляйте неиспользуемые или недостаточно используемые лицензии, чтобы оптимизировать расходы и обеспечить максимальную отдачу от ваших инвестиций в программное обеспечение.

Практические примеры использования

1. Подключение нового поставщика: Вашей маркетинговой команде нужен новый инструмент аналитики. Запрос отправляется через портал приема заявок Expent. Система автоматически запускает проверки ИТ-отделом (проверка соответствия требованиям безопасности с использованием инструментов оценки рисков Expent), юридическим отделом (условия контракта) и финансовым отделом (утверждение бюджета). Отдел закупок контролирует процесс, имея полную видимость, и поставщик подключается быстро и безопасно по сравнению со старым методом отслеживания по электронной почте.

2. Подготовка к важному продлению: Срок действия контракта с важным поставщиком инфраструктуры истекает через 90 дней. Expent автоматически уведомляет VMO и руководителя ИТ-отдела. Они используют платформу для просмотра панели мониторинга производительности поставщика, которая включает последние отзывы заинтересованных сторон, собранные с помощью автоматизированных опросов. Эти данные позволяют им вступить в переговоры о продлении, полностью подготовленными, стремясь оптимизировать условия на основе продемонстрированной ценности.

3. Проведение аудитов безопасности: Ваша команда по безопасности и соответствию требованиям сталкивается с аудитом, требующим подтверждения управления рисками третьих сторон. Используя Expent, они быстро получают доступ к реестру рисков, демонстрируя четкую историю оценок, выявленные риски с оценками вероятности и последствий, а также действия по смягчению последствий, предпринятые для каждого ключевого поставщика. Первоначальные оценки, выполненные с помощью ИИ, демонстрируют тщательный и эффективный процесс, удовлетворяющий требованиям аудиторов.

Заключение

Expent объединяет весь жизненный цикл поставщика в единую платформу, заменяя разрозненные рабочие процессы и разрозненную информацию. Объединяя поиск поставщиков, оценку рисков, отслеживание производительности, управление контрактами и продления, Expent помогает вашей организации сократить ручной труд, снизить риски, контролировать затраты и построить более прочные отношения с поставщиками. Он обеспечивает структуру и автоматизацию, необходимые вашим командам для стратегического и эффективного управления поставщиками.